Introductie
Softwarelicentieovereenkomsten zijn bepalend voor de manier waarop een softwareproduct gebruikt en gedistribueerd kan worden. Elke softwareleverancier heeft zijn eigen voorwaarden voor licentieverlening en regels om hierop te controleren en te handhaven. Het is daarom van essentieel belang dat u de voorwaarden van een licentieovereenkomst zorgvuldig doorleest en volledig begrijpt. Omdat deze voorwaarden bijzonder ingewikkeld zijn, is het aan te raden om leverancier-specifieke expertise te raadplegen op het gebied van licentie-naleving (compliance), zodat u niet voor verrassingen komt te staan en u krijgt wat u verwacht.
Oracle is een van de grote en meest bekende softwareleveranciers. Softwarelicenties en vooral de jaarlijkse support vergoeding (22% van de netto aanschafprijs van de software licenties) vormen een belangrijk onderdeel van de inkomsten van Oracle en misverstanden hierover kunnen leiden tot enorme boetes. De gevolgen van een audit met een negatief resultaat kunnen oplopen tot miljoenen euro’s schade. Dit artikel is bedoeld om u te helpen met de organisatie van uw Oracle software assetmanagement en biedt een globaal overzicht van de Oracle-licenties, en de daarbij behorende regels.
General licensing
Oracle geeft zowel permanente als tijdelijke licenties uit en het recht om Oracle-technologie te gebruiken verschilt per contract en is onderhandelbaar. De volgende documenten staan aan de basis van het contract:
- Oracle Master Agreement (OMA) – voorheen werd dit de Oracle Licensing and Services Agreement (OLSA) genoemd. Dit document beschrijft de algemene licentierechten
- Ordering Document – bevat de details van uw bestelling: producten, ondersteuningsniveaus, licentietypen, kortingen, etc.
Gebruiksbeperkingen gelden op basis van licentietypen:
- Full use licenties – volledig gebruik, geen beperkingen
- Application Specific Full Use (ASFU) licenties – specifiek licenties voor een bepaalde applicatie (bijv. het gebruik van Oracle met een SAP-systeem)
- Embedded licenties – voor bepaalde applicaties die intern gebruik maken van Oracle-technologie
Technology product licensing
De licenties voor het gebruik van Oracle-technologie producten (databases, middleware, ontwikkelaarstools en softwarebeheerpakketten) worden over het algemeen verleend op basis van of Processor of Named User Plus (NUP) metrics.
Processor licenties model
- Wordt gebruikt wanneer het aantal users ontelbaar of moeilijk te verifiëren is (bijv. webtoepassingen);
- Is populair voor productieomgevingen;
- Alle processors waar Oracle software op is geïnstalleerd en/of wordt uitgevoerd worden geteld;
- Oracle gebruikt een speciale definitie van processor:
▪ Voor Standard Edition-producten, een processor is een CPU (Voor multi-chip modules wordt elke chip geteld als één bezette CPU);
▪ Enterprise Edition en andere producten kunnen licenties verkrijgen door het totale aantal cores (CPU-kernen) te vermenigvuldigen met een specifieke corefactor (afhankelijk van de leverancier en het processormodel) van de Oracle Processor Core Factor Table en afronden naar boven indien het getal niet rond is. Dit kan moeilijker zijn dan het in eerste instantie lijkt. Zorg ervoor de exacte hardwarespecificaties (CPU-leverancier, model, frequentie) bekend zijn;
▪ Voor het draaien van Oracle software in public cloud omgevingen, zoals bijvoorbeeld AWS of Azure, gelden afzonderlijke regels - Virtualisatie is een pijnpunt. Oracle heeft zeer specifieke regels voor partitionering om het aantal processorlicenties te beperken, afhankelijk van de virtualisatietechnologie (zoals bijv. VMware, Oracle VM, Hyper-V, etc.). Bij verkeerd gebruik kunnen de inspanningen om het licentiegebruik te beperken juist leiden to enorme compliancy problemen!
Named User Plus-licentieverlening
- Wordt gebruikt wanneer het aantal Users kan worden geteld (bijv. om werknemers en contractanten in een bedrijf te licentiëren of om interne applicaties te licentiëren);
- Populair voor ontwikkel- en testomgevingen, waarbij het aantal users over het algemeen laag is;
- Alle menselijke users en application users (dus ook externe klanten/webbezoekers,etc) moeten een licentie hebben, ongeacht of ze direct of indirect toegang hebben tot het Oracle-product (bijv. via een interface of via een andere toepassing);
▪ Let goed op het indirecte deel, zorg ervoor dat u uw architectuur documenteert en betrek een interne of externe Oracle license compliance expert om kostbare situaties van niet-naleving te vermijden;
- Staat verwerking in batches toe;
- Moet de Oracle Minimums-regel naleven, gelicentieerd op het grotere aantal tussen het door Oracle gedefinieerde users-minimum en de daadwerkelijke users;
- Als multiplexing wordt gebruikt (veel users krijgen toegang tot het systeem via een interface en laten het lijken alsof er veel minder users zijn), moet licentieverlening worden gedaan op het multiplexing front end (waar alle gebruikers in eerste instantie verbinding maken).
Data Recovery Licensing
- Kopiëren, synchroniseren en mirroren vereist licenties (bijv. standby-machines of externe mirroring-machines);
- Failover vereist in principe geen licenties. Het is mogelijk om Oracle-producten te hebben op één cluster-node zonder licentie in een geclusterde omgeving, voor een maximum van tien dagen in een kalenderjaar;
- Zie Licensing Data Recovery Environments voor meer informatie.
Unlimited License Agreement (ULA)
- Onbeperkt gebruiksrechten voor bepaalde, in de ULA vastgelegde Oracle-producten tegen een vastgestelde jaarlijkse prijs (zonder indexering), op basis van een afgesproken periode. Als gedurende de looptijd van de ULA blijkt dat er licenties nodig zijn voor producten die niet in de ULA zijn opgenomen, kan of de ULA worden opengebroken, of kunnen de producten appart gelicenceerd (aangeschaft) worden. Welke keus voor u de beste is kan vaak alleen door een licence complience expert worden vastgesteld;
- Wanneer de ULA eindigt zijn er twee mogelijkheden, die ieder hun eigen voor en nadelen hebben:
▪ Certificering:
Oracle geeft u na certificering het gebruiksrecht van de producten met het aantal vereiste licenties, tegen het bedrag van de ULA, daarna met jaarlijkse indexatie .Het aantal licenties staat vanaf dat moment vast, als er behoefte ontstaat tot extra licenties zullen deze appart aangeschaft moeten worden. Verlagen van het aantal licenties heeft geen nut want het bedrag aan Maintenance & Support blijft gelijk.
▪ Verlenging:
De ULA kan worden verlengd tegen een extra inverstering. Hiermee ontstaat er een nieuwe ULA met een hoger bedrag aan Maintenance &Support , waarmee weer onbeperkt gebruik kan worden gemaakt van de onder de nieuwe ULA opgenomen producten. - Zonder grondige kennis van de voor en nadelen van deze opties afgezet tegen het verwachte toekomstige gebruik van de Oracle producten (groei- of krimp scenario) kan een verkeerde keuze snel gemaakt worden. Dit kan tot een onnodige uitgavepost van miljoenen euro’s leiden.
Impact van de implementatieomgeving op licenties
De implementatieomgeving (deployment environment) van uw Oracle-producten kan impact van de licentieregels op de te tellen licenties sterk beïnvloeden.
Ontwikkeling
- Licenties voor volledig gebruik zijn toegestaan, op voorwaarde dat u akkoord gaat met een Development License (ontwikkelingslicentie) voor Oracle Technology Network (OTN) en het downloaden van de Oracle-software via OTN;
- Licenties zijn beperkt tot ontwikkelomgeving en kunnen niet worden gebruikt voor de productieomgeving of commerciële doeleinden.
QA / Testen / Staging
- Al deze omgevingen zijn qua licentie bepalingen gelijk aan een productieomgeving;
Productie
- Moet worden gelicentieerd via de OMA, of via een andere Oracle-licentieovereenkomst die van toepassing is.
Audits
Als onderdeel van de licentieovereenkomst behoudt Oracle zich het recht voor om audits uit te voeren indien dit nodig wordt geacht. 45 dagen voordat een audit plaatsvindt stelt Oracle u op de hoogte.
Oracle-audits zijn vaak tijdrovend en erg moeilijk om voor te bereiden. Bovendien komt het vaak voor dat bedrijven non-compliant zijn omdat de licentieregels complex en moeilijk te volgen zijn.
Er zijn manieren om ervoor te zorgen dat u wel compliant bent en de audit met succes doorstaat, bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat u uitstekende interne of externe expertise op het gebied van Oracle-compliance hebt. In dit artikel komen we er helaas niet aan toe om alle stappen hiervoor uit te leggen.
Laat u niet op heterdaad betrappen
In deze korte introductie hebben we de complexiteit van Oracle licenties geprobeerd te verhelderen. De regels rondom de licenties veranderen vaak en het is noodzaak om er bovenop te blijven zitten. Hiervoor is veel toewijding vereist.
Het is belangrijk om te onthouden dat Oracle ook een hardwareleverancier is en dat de software die op die hardware draait mogelijk onderhevig is aan specifieke licentieregels (bijv. een van de Engineered Systems, de Exadata Machine, wordt geleverd met prestatieverbeterende software waarvoor weer specifieke licenties vereist zijn). In toekomstige berichten zullen we dieper ingaan op het Oracle-licentie onderwerp.
Oracle softwarelicentiespecialisten zijn van onschatbare waarde voor bedrijven die compliancy willen garanderen en een forse boete willen vermijden. Als u merkt dat u die expertise niet in huis hebt, dan kunnen wij u verder helpen. Onze Simtech Oracle license compliance experts hebben veel bedrijven gered van Oracle-boetes, die in enkele gevallen vele malen groter waren dan het volledige IT-budget.
Neem contact met ons op als u meer wilt weten over hoe uw organisatie vloeiend kan werken en tegelijkertijd gegarandeerd compliant is. Lees meer over onze software asset management diensten op onze speciale pagina.
